Comment organiser un Défi ?

1) Ouverture
➣ Pour ouvrir un défi, il suffit d'aller dans votre espace circuit.
Vous entrez la date et l'heure, le type de Kart mis à disposition, ainsi qu'un petit commentaire si vous le désirez.
Evitez juste d'ouvrir un défi à la même date qu'un autre circuit proche de chez vous.
Essayez d'ouvrir un défi au moins une semaine à l'avance pour que les pilotes aient le temps d'être prévenus et de s'organiser.


2) Inscriptions
➣ Les pilotes vont alors pouvoir s'inscrire à votre défi directement sur le site.
Vous pouvez voir en temps réel les inscrits sur la page ➣ Défis à venir, vous n'avez rien à faire.


3) Confirmation
➣ Lorsqu'il y a au moins 2 inscrits ( au minimum un duel ), vous pouvez confirmer le défi.
Pour cela il vous suffit d'aller dans votre espace circuit, gérer le défi et de cliquer sur confirmer.
Le système Karting 34 va alors envoyer un sms pour prévenir tous les pilotes dans un rayon de 200km autour de votre piste.
Le défi sera aussi signalé sur la page Facebook de Karting 34.

IL EST IMPERATIF DE CONFIRMER LE DEFI:
C'est seulement après que vous avez confirmé que les pilotes peuvent à leur tour confirmer leur présence et payer sur Karting34.
La confirmation doit se faire à partir de 6 jours avant le défi et au maximum 48h avant.
Si vous ne confirmez pas, aucun pilote ne pourra le faire et le défi n'aura pas lieu.
Ne confirmez que quand vous êtes sur que le défi aura lieu, surtout en fonction de la météo ou d'autres paramètres extérieurs.
Il est facile de reporter un défi non confirmé, il est compliqué d'annuler un défi confirmé trop tôt.

4) Fiche de Défi
➣ Vous trouverez dans votre espace circuit un fiche de défi que vous pouvez imprimer qui vous aidera dans la gestion du défi en récapitulant toute les infos dont vous avez besoin:
Les pilotes à peser avant le défi ( uniquement ceux dont c'est le premier défi ), les pilotes participants dans l'ordre d'inscription ( pour l'attribution des karts ), les chronos à reporter et la notation des pilotes.
La notation ne comporte que des cases à cocher en cas de retard ou d'incident uniquement.

IMPRIMEZ LA FEUILLE DE DEFI MOINS DE 2 HEURES AVANT LE DEFI , les pilotes ont jusqu'à 2 heures avant le défi pour s'inscrire et se confirmer, si vous le faites avant, vous risquez de ne pas avoir les dernier inscrits.


5) On Tourne
➣ Première étape, controle des cartes pilotes ( pas de carte pilote ➣ pas de défi )
➣ Si un pilote n'est pas sur votre feuille de défi, c'est qu'il ne s'est pas inscrit ou pas confirmé, c'est à dire qu'il n'a pas payé sur Karting34.
Donc pas inscrit ET confirmé ➣ Pas de défi
Une fois les pilotes pesés ( en tenue, avec casque, pare côtes, etc...), Vous effectuer les 3 sessions avec les pilotes présents.
Les 3 sessions ne sont pas obligatoire, un pilote ne peut faire qu'une ou 2 sessions au choix s'il le désire )
Si le nombre de pilotes présent et l'affluence sur votre piste le permettent, il est préférable de faire des sessions réservées au défi.
Cela évitera un mélange de niveaux trop important et permettra aux participants de réaliser leur chrono plus sereinement.


6) Encaissement
➣ Vous pouvez encaisser le paiement de chaque pilote avant le défi ou après.
Il est préférable de le faire à la fin, car tous les pilotes ne vont pas forcément faire 3 sessions et leur rembourser des sessions payées d'avance n'est pas toujours simple.
Ils peuvent n'en faire qu'une ou deux en fonction de leur forme physique ou de leur moyen et ils ne le savent pas toujours à l'avance.
C'est leur meilleur chrono qui compte, même s'ils n'ont effectué qu'une session.


7) Validation
➣ Une fois le défi terminé, vous pourrez aller dans votre espace circuit et simplement recopier les informations de votre fiche de défi.
Chronos, poids et éventuellement notation.

Le premier formulaire vous permet de saisir les données, le 2ème panneau vous permet de bien vérifier une 2ème fois votre saisie
( surtout vérifiez bien, une erreur de chrono une fois le défi validé est assez compliqué à rectifier )
Si vous devez modifier, cliquez sur modifier, vous ne perdrez pas les informations saisies, si c'est ok, cliquez sur valider et les chronos seront transmis

Attention, s'il y a des absents, ne pas oublier de cocher la case Abs, sinon le système ne va pas comprendre un chrono manquant et donnera des calculs de points erronés

Cela vous prendra 5mn.
Une fois enregistré, karting 34 se chargera du calcul des points et de l'intégration des résultats sur le site.
Vous pouvez si vous le désirez entrer un petit texte et des photos pour agrémenter la page du défi.
Le défi sera aussi publié sur la page de Facebook de Karting 34 si vous avez ajouté au moins une photo.
Nous vous demandons juste de rentrer les informations assez rapidement ( par exemple le soir tranquillement après la fermeture de la piste ), afin de ne pas faire trop attendre les pilotes pour avoir leurs résultats 😉



C'est encore plus simple que de faire un challenge,
vous n'avez pas besoin de gérer les réservations ni les résultats :)


Il vous suffit juste de décider la date,
de vous occuper de 3 sessions en notant les résultats.


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