Comment organiser un Défi ?

1) Ouverture
➣ Pour ouvrir un défi, il suffit d'aller dans votre espace circuit.
Vous cochez la date, entrez l'heure, le type de Kart mis à disposition, ainsi qu'un petit commentaire si vous le désirez.
Evitez juste d'ouvrir un défi à la même date qu'un autre circuit proche de chez vous.
Essayez d'ouvrir un défi quelques semaines à l'avance pour que les pilotes aient le temps d'être prévenus et de s'organiser.


2) Inscriptions
➣ Les pilotes vont alors pouvoir s'inscrire à votre défi directement sur le site.
Vous pouvez voir en temps réel les inscrits sur la page ➣ Défis à venir, vous n'avez rien à faire.


3) Confirmation
Les Défis sont maintenant confirmés automatiquement 6 jours avant la date du défi.

Le système Karting 34 va alors envoyer un sms pour relancer tous les pilotes dans un rayon de 200km autour de votre piste, republier sur Facebook et Twitter.

4) Fiche de Défi
➣ Vous trouverez dans votre espace circuit une fiche de défi que vous devez imprimer et qui vous aidera dans la gestion du défi en récapitulant toutes les infos dont vous avez besoin:
Les pilotes à peser avant le défi, les pilotes participants dans l'ordre d'inscription, les chronos à reporter et la notation des pilotes.
La notation ne comporte que des cases à cocher en cas de retard ou d'incident uniquement.

IMPRIMEZ LA FEUILLE DE DEFI MOINS DE 2 HEURES AVANT LE DEFI , les pilotes ont jusqu'à 2 heures avant le défi pour s'inscrire et se confirmer, si vous le faites avant, vous risquez de ne pas avoir les derniers inscrits.


5) On Tourne
➣ Première étape, contrôle des cartes pilotes: Cartes plastique ou Carte Virtuelle sur Mobile ( pas de carte pilote ➣ pas de défi )
➣ Si un pilote n'est pas sur votre feuille de défi, c'est qu'il ne s'est pas inscrit, c'est à dire qu'il n'a pas payé sur Karting34.
Donc pas inscrit ➣ Pas de défi
➣ Deuxième étape, pesée des pilotes, uniquement ceux dont c'est le premier défi ( en tenue, avec casque, pare côtes, etc...).
➣ Troisième étape, vous effectuez les 3 sessions avec les pilotes présents.
Les 3 sessions ne sont pas obligatoires, un pilote ne peut faire qu'une ou 2 sessions au choix s'il le désire )
Si le nombre de pilotes présent et l'affluence sur votre piste le permettent, il est préférable de faire des sessions réservées au défi.
Cela évitera un mélange de niveaux trop important et permettra aux participants de réaliser leur chrono plus sereinement.


6) Encaissement
➣ Vous pouvez encaisser le paiement de chaque pilote avant le défi ou après.
Il est préférable de le faire à la fin, car tous les pilotes ne vont pas forcément faire 3 sessions et leur rembourser des sessions payées d'avance n'est pas toujours simple.
Ils peuvent n'en faire qu'une ou deux en fonction de leur forme physique ou de leur moyen et ils ne le savent pas toujours à l'avance.

7) Validation
➣ Une fois le défi terminé, vous pourrez aller dans votre espace circuit et simplement recopier les informations de votre fiche de défi.
Chronos, poids et éventuellement notation.

La plupart des circuits nous transmettent les chronos le soir même ou le lendemain matin au plus tard.
Votre note de fiabilité dépend maintenant de votre rapidité à transmettre les chronos, dans tous les cas, ne pas dépasser 48h svp.

Le premier formulaire vous permet de saisir les données, le 2ème panneau vous permet de bien vérifier une 2ème fois votre saisie
( surtout vérifiez bien, une erreur de chrono une fois le défi validé est assez compliqué à rectifier )
Si vous devez modifier, cliquez sur modifier, vous ne perdrez pas les informations saisies, si c'est ok, cliquez sur valider et les chronos seront transmis

Une erreur de chrono est maintenant sanctionnée par une note de fiabilité à 0/10, donc redoublez de vigilance et ne le faites pas entre 2 sessions à la va-vite, posez-vous tranquillement pour le faire correctement.

Attention, s'il y a des absents, ne pas oublier de cocher la case Abs, sinon le système ne va pas comprendre un chrono manquant et donnera des calculs de points erronés

Cela vous prendra 5mn.
Une fois enregistré, karting 34 se chargera du calcul des points et de l'intégration des résultats sur le site.
Vous pouvez si vous le désirez entrer un petit texte et des photos pour agrémenter la page du défi.


C'est encore plus simple que de faire un challenge,
vous n'avez pas besoin de gérer les réservations, le podium, ni les résultats :)


Il vous suffit juste de décider la date,
de vous occuper de 3 sessions en notant les résultats.


Si vous avez la moindre question sur l'organisation, n'hésitez pas à me contacter, vous avez toutes mes coorconnées dans votre Espace Circuit.






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